Miri alla perfezione? Parti dall’archiviazione

30/06/2016 14:30

Migliorare è un desiderio intrinseco nella natura umana e nella società industriale contemporanea, il miglioramento si chiama Lean Thinking o Lean Production: il miglioramento continuo è una sfida reale e quotidiana per ogni realtà aziendale e per ogni membro che la compone.

Come è possibile ottimizzare il tempo concentrandosi sulle attività con valore aggiunto?

Il punto di partenza di questo processo di miglioramento è la caccia agli sprechi, eliminando tutto ciò che non crea valore. L’organizzazione snella individua 7 tipi di sprechi, 4 dei quali sono direttamente collegati all’archiviazione ed alla gestione dei dati:
Difetti
correzione di documenti, archiviazioni errate, fornitura di informazioni errate o incomplete
Sovrapproduzione
fare un numero eccessivo di copie di documenti, ridondanze
Movimentazione non utile di persone
spostamenti per cercare documenti, per fare fotocopie
Lavorazioni superflue
firme multiple non necessarie, raccolta dati non utilizzati, archiviazione cartacea quando è sufficiente quella elettronica.
Quanti di voi hanno la percezione di perdere tempo in una o più di queste attività ogni giorno?
Quanti voi hanno preso appunti in un foglietto e poi si sono dimenticati dove l’hanno messo?
Quanti  di voi hanno stampato e archiviato un documento e poi l’hanno spostato seguendo altri criteri?
Quanti di voi sono abituati a stampare ogni documento importante per programmare la propria attività?
In molte situazioni siamo abituati ad agire in modo meccanico, senza riflettere e senza pensare se l’azione che stiamo svolgendo crea valore aggiunto nel nostro servizio; per questa ragione è  indispensabile introdurre cambiamenti e innescare processi di miglioramento dell’efficienza nel nostro quotidiano allo scopo di ottimizzare il tempo.
Il processo di miglioramento dell’efficienza della gestione dei dati inizia con la valutazione di ogni singolo documento digitale gestito: questo documento mi servirà anche in futuro? Con quale frequenza lo utilizzerò? È un documento completo o saranno necessarie delle modifiche? È utile solo a me o anche ad i miei colleghi? Voglio che sia modificabile da terzi oppure no?
I documenti utili nel breve o medio lungo tempo dovranno essere salvati, creando delle cartelle espressione dei propri meccanismi logici e della struttura organizzativa all’interno della quale si opera, utilizzando una terminologia condivisa e comprensibile.
Una volta create le cartelle, tutti i documenti dovranno essere gestiti con lo stesso metodo di valutazione e salvati in un’unica cartella, al fine di evitare doppioni con informazioni difformi. Una corretta archiviazione dei documenti consentirà di risparmiare tempo nel consultare e rintracciare le informazioni, anche a distanza di tempo.
A tal proposito molte realtà aziendali optano per la creazione di archivi digitali, al fine di ottimizzare non solo tempi e costi, ma anche spazi, nonostante questa attività necessiti di un forte investimento iniziale per la digitalizzazione dei documenti cartacei fino a quel momento raccolti.
Nel processo di miglioramento dell’archiviazione dei dati, i sistemi gestionali hanno rappresentato una svolta, consentendo alle Società di standardizzare i processi di raccolta, archiviazione ed aggiornamento dati relativi a clienti, fornitori e dipendenti.
Ultimo ma non ultimo, è molto importante gestire la propria posta elettronica come uno strumento per la raccolta archiviazione ed aggiornamento dei dati: infatti un’efficace gestione della corrispondenza consente di avere una panoramica completa delle attività svolte e da svolgere, ed una più semplice consultazione e condivisione delle informazioni ricevute.
E voi cosa fate o fareste per combattere gli sprechi?

Lean thinking is a business methodology that aims to provide a new way to think about how to organize human activities to deliver more benefits to society and value to individuals while eliminating waste.

The 7 Deadly Wastes (muda)
as defined by Taiicho Ohno (Toyota executive, 1912-1990)
Defects
Overproduction of things not demanded by actual customers
Inventories awaiting further processing or consumption
Unnecessary over-processing (for example, relying on inspections rather than designing the process to eliminate problems)
Unnecessary motion of employees
Unnecessary transport and handling of goods
Waiting for an upstream process to deliver, or for a machine to finish processing, or for a supporting function to be completed, or for an interrupted worker to get back to work…